« Quelle est la bonne durée pour une réunion ? » est une question qui m’est régulièrement posée.
La réponse est simple :
« Le temps qu’il faut pour couvrir les sujets à l’ordre du jour, tout en s'assurant que chaque participant parte avec le sentiment d’avoir été utile. »
Certains vont penser que je me fiche d’eux avec cette réponse et que je leur refais le coup du sketch de Fernand Raynaud. Mais c’est sans doute la bonne. C'est au stade de la conception de la réunion que la question doit être traitée :
Quel est le résultat que je souhaite avoir atteint à la fin de cette réunion ?
De qui ai-je besoin pour l’atteindre ?
Combien de temps sera t il nécessaire pour que chacune des personnes présentes puissent contribuer ?
La dernière question est évidente, mais souvent négligée.
En effet, souvent, ce n’est pas le sujet qui va déterminer la durée d'une réunion, mais davantage le nombre de personnes présentes. Notamment si vous avez en tête de rendre la présence de ces personnes utile en leur donnant du temps pour exprimer leur point de vue.
Paul AXTELL, un expert américain, auteur du livre « Meetings matter », recommande de prévoir 1/2 heure par sujet qui nécessite une discussion. Cette recommandation est bien entendu discutable et dogmatique. Cependant la garder en tête peut conduire à être prudent sur le nombre de sujets que l’on met dans un ordre du jour, et le nombre de personnes que l'on invite pour le couvrir.
Dans tous les cas, quelle que soit l'approche choisie, il est nécessaire de prévoir plusieurs choses
Du temps pour le lancement de la réunion, retards compris.
Une durée précise pour chaque sujet.
Un time keeper pour alerter lorsque les choses dérapent.
Pas trop d'optimisme qui souvent fait penser que l'on va pouvoir rattraper dans la deuxième partie de la réunion, le retard pris dans la première.
Une évaluation finale pour s'assurer que les dérapages sont conscientisés par tous et que des actions correctives seront mises en place.
A la question, «Quelle est la bonne durée pour une réunion», je vous invite à garder en tête la réponse :
Plus longtemps que prévu...
Ecole Internationale de Réuniologie
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