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O comme Ordre du jour

Le terme "ordre du jour" est devenu tellement commun aujourd'hui que l'on arrive à en oublier le sens premier et donc l'intention.

Un ordre du jour vise à décider et mettre dans l'ordre les sujets qui seront traités durant une réunion.


L'expérience montre que le terme "ordre" peut revêtir plusieurs réalités.

Ordre d'arrivée du sujet auprès de la personne en charge de l'établissement de la liste des sujets.

Ordre de préséance du porteur du sujet.

Ordre d'importance du sujet.

Ordre du compte rendu de la réunion précédente.


Un ordre du jour n'est jamais anodin.

Il est essentiel non seulement pour le déroulé de la réunion, mais aussi pour sa préparation.


Son établissement est un art ...


Tout d'abord il convient d'y inclure les sujets "non négociables", comme :

- au démarrage de la réunion la revue des décisions de la réunion précédente.

- à la fin des discussions, la synthèse des décisions prises.

- et ensuite le temps nécessaire pour l'évaluation de la réunion.


Il peut être très utile de prévoir un processus collaboratif pour l'établissement de l'ordre du jour. Dans ce cas, chacun peut proposer des sujets et des durées, avant que l'ordre du jour définitif ne soit confirmé par le responsable de la réunion. Ce processus est particulièrement pertinent pour les réunions récurrentes d'équipe, notamment lorsque la responsabilité de la préparation est déléguée de manière circulaire (cf C comme Cardon).


Une fois la liste des sujets établie, la question de l'ordre se pose.


Il convient tout d'abord de catégoriser les sujets, en fonction de leur objectif.

Sont ils proposés pour obtenir de l'engagement, pour générer des idées ou bien prendre des décisions ?

Cette catégorisation est essentielle pour définir les conditions dans lesquelles les sujets seront traités, corriger si nécessaire les durées proposées et les ordonner de manière pertinente. En effet, ce ne sont pas les mêmes aptitudes et attitudes qui sont sollicitées selon la catégorie, durant la réunion et avant la réunion.

Générer des idées et prendre une décision ne procèdent pas de la même dynamique collective.

Lorsque ce travail de catégorisation est conduit de manière poussé, il est fréquent de voir la réunion redéfinie : les participants nécessaires, l'organisation, voire la tenue de la réunion ...


Mettez la bonne énergie dans la préparation de l'ordre du jour de vos réunions, vous mettrez de l'ordre dans vos journées et celles de vos collègues.




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